文書管理システムの管理者設定

今日も曇りで、薄日が差しています。昨日もかなり暑かったですが、今日も暑くなりそうです。

機能は、午後３時から行政書士会役員室のパソコンを使って、「文書管理システム」の管理者設定についてソフトハウスのシステムエンジニアから説明をしてもらいました。

実際に、管理者としての設定内容を見るのは初めてなので、ややとまどいがあったのですが、予想以上の複雑さにびっくりです。今回は、執行部が変わったので、メンバーの入れ替えをしなければならないのですが、これがかなりの手間と時間を要することが判明し、今日は、かなりの時間それにとられることになりそうです。

セキュリティの関係でここであまり詳しく書くことは出来ませんが、「管理」をするということはデータの量が増えれば増えるほど大変な労力と時間を要するものなのです。が、ＩＴを利用したデジタル社会では、紙ベースの時よりも検索が早くなり探す手間が省け、公開の範囲、情報量は格段に増加するので、この文書管理システムをきちんと管理し、使い勝手をよくしていくことは、組織の情報化にとって極めて重要なのです。

この執行部では、情報化の推進によって共通理解を拡げ、民主的で開かれた組織風土を醸成していかなければなりません。そのことを常に念頭に置きながら会務に勤しみたいと思います。