文書管理システムの設定作業

今日も雲は多いもののきつい日差しがあります。昨日から今朝にかけて室温はほとんど下がらず、寝苦しい一夜でした。今朝5時30分の自宅２階トイレの室温は31℃もありました。東向きで日が差し込むことも要因ですが、異常です（汗）。

昨日は午後から集中的に神奈川県行政書士会の「文書管理システム」の管理者設定、メンバーの入れ替え作業を行いました。書士会まで足を運ばなくても自分の事務所で作業が出来るというのはインターネットの利点なのです。が、作業内容は、そう簡単なものではなく、夕方までみっちりかかってしまい、よる自宅でも、不要な過去ログの削除作業が続きました。今朝も少し作業が残ってしまいました。

この「文書管理システム」は、組織内文書及び外部からの文書をデジタルデータとして外部データセンターのサーバーにきちんとした文書分類の下に保管し、会員に対する情報公開や過去の文書の検索を行うもので、文書データを取り扱うための申請→審査→承認という組織内ルートを確立しなければならず、そのことによって、各部署のリーダーの責任と権限を明確にすることになります。

従って、このシステムを適正に運用していくためには、会長をはじめ執行部内における責任と権限をもった人々が、極めて自覚的にそのスキルを高め、情報リテラシーを向上させていかなければなりません。この２年間でこのシステムが会の組織になじめるよう管理者として努力をしていきたいと思います。

今日が、午後から書士会で正副会長の打ち合わせの後、相談役会＋懇親会ということで、横浜行きです。