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mail magazine   Ozeki-Letter      2004.4.16【第46号】
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小田原支部の小関です。

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【業務実践講座】        B 

          〜仕事の流れを知る〜

1)1号代理権に係る業務の流れ
 行政書士の1号代理権に係る業務は、相談から始まり、依頼者か
らの聴き取りによる要件調査、依頼意思の確認そして、書類作成に
必要な情報(データ)及び資料収集並びに要件の裏付け調査(必要
に応じて現場調査を含む)を行った上で当該申請書類の作成を行い
、申請書記載事項を説明した上で依頼者である申請人の申請意思を
委任状の交付を受けることによって確認して申請手続に入り、申請
書の提出、審査中の応答、許可等の受領によって終わるという流れ
で処理を行っています。

 この流れを建設業許可一般新規申請における業務で説明してみま
す。
@ 相談  ・依頼者は、建設業許可を受けたいという意思を持っ
       て行政書士に相談する。
      ・行政書士は、相談者の経営形態(法人か個人か)、
       業種は何か、許可を受けたい業種は何かを確認し、
       許可の区分、要件等について説明し、要件に該当す
       るかどうか又、欠格要件に該当しないかどうかの聴
       き取りを行い、申請に必要な要件を具備していると
       いう感触を得た上で、依頼意思を確認する。
      ・依頼意思を確認した上で、必要書類の説明に入り、
       要件該当事実を確認するための登記簿謄本、5年分
       (または7年分)の確定申告書及び決算書類、専任
       技術者の資格証明書等を提出するよう依頼者に要請
       する。

A調査・確認・行政書士は、依頼者から提出された書類に基づいて
       経営業務の管理責任者に該当する常勤役員の存在、
       専任技術者の資格及び専任性の確認、直近の決算書
       に記載された自己資本額の確認等により財産的基礎
       の調査確認を行う。
      ・上記の基本的要件の確認作業の中で疑義を生じ、ま
       たは不足や不明点を発見した場合は、さらに確認資
       料の提出を依頼者に求める。
      ・この調査・確認作業と平行して、必要添付書類の収
       集を行うとともに、依頼者に対し直近1年分の工事
       経歴書及び役員の略歴書の作成・提出を求める。
B書類作成 ・行政書士は、依頼者から提出された書類及び申請情
       報に基づいて申請書類を作成する。
      ・添付書類中「財務諸表」については、依頼者から提
       出された税理士(または会社)作成の決算書に記載
       された数値情報に基づいて国土交通省令に基づく財
       務諸表様式及び勘定科目に適合した財務諸表を調製
       する。
      ・申請書類の作成と同時に申請手続等を受任事項とす
       る委任状を作成する。
      ・書類が完成した時点で、依頼者(申請者)に記載内
       容を説明し、了解を得た上で委任状及び申請書類中
       の必要箇所への押印を求め、申請意思を改めて確認
       する。
                          (続く)
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【改正行政書士法を読む】・・・・・・・(15)

 改正行政書士法第十三条の十二は、「業務を執行する権限」に関
する規定です。

 ここでは、「定款で別段の定めがある場合を除き」、社員たる行
政書士は当該行政書士法人の全ての業務に関して権利を有し、義務
を負うことになります。

 問題は、「定款で別段の定め」を行った場合は、業務の一部若し
くは全部に関して、権限も義務も持たない社員がありうるという解
釈も成り立つわけで、こうした場合の「社員」のあり方はどのよう
なものでありうるのか、不明です。

 また、「特定業務」に関する権限と責任のあり方に関しては、本
条第2項の定めによれば、「当該特定業務に係る特定社員のみが業
務を執行する権利を有し、義務を負う」との規定です。

 改正行政書士法第十三条の十三は、「法人の代表」に関する規定
です。

 行政書士法人は、基本的には、行政書士法人の業務を執行する社
員が各自、法人を代表することになります。

 ただし、特に法人を代表する者を定款又は総社員の同意によって
定めることは出来ます。

 また、「特定業務」に関しては、当該特定社員のみが法人を代表
します。また、当該特定業務を行う特定社員の全員の同意によって
、当該特定業務に関して法人を代表する者を定めることは可能です

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※この連載は、全国建設関係行政書士協議会(全国建行協)での
 友人である岡山県の“行政書士八尾信一氏”の提供です。
    現在、今年度改正行政書士法の解説を連載中です。
       http://www.ab.wakwak.com/~sigyo/
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【今週の一言】 4/15(木)の『てんめい尽語』から
             http://www.ozeki-office.com/jingo/
【文書管理システムに魂を入れて!】
神奈川予防法務研究会の設立総会、新潟フォーラムが終わり、今度
は5月8日開催予定の行政書士会小田原支部の定時総会に向けて準
備を進めなければなりません。とりあえず、支部会員である息子殿
に協力を願って往復はがきでの通知を作成し、明日発送です。

先月、毎週月曜に説明会を行い、4月1日から実装する予定であっ
た神奈川県行政書士会文書管理システムを覗いてみました。が、先
月私が受けた説明会の時点と全く変わっていません。企画開発部主
催の説明会の時には、システムはできあがったので、あとは総務部
で起案→決裁ルートを決める予定になっているという説明があった
のですが、未だにそれはなされていないようです。

この文書管理システムについては、この尽語でも何度も書いてきま
したが、組織の情報化のためにはきわめて重要な機能を果たすシス
テムなのです。しかし、その機能を生かすためには、組織のトップ
リーダーの理解とリーダーシップが不可欠です。しかし、今現在、
そのためのリーダーシップは、全く働いていないようです。

情報化社会は、インターネットの精神文化に支えられる社会です。
インターネットの精神文化とは、自ら情報を発信すること、自ら情
報を取りに行くこと、そして、自ら情報を咀嚼・加工して価値を生
み出すことを基本的な規範とする文化なのです。

文書管理システムによって、組織運営の責任と権限を明確にし、規
律ある情報公開が行われ、公開された情報に関する説明責任を全う
することによって、組織の中の情報的相互作用を生み出し、そのこ
とが共通理解を広げるという組織内のサイクルを生み出すことこと
こそが、このシステム導入の意義なのです。どんなシステムも、作
っただけでは何も価値を生み出しません。使ってこそのシステムな
のです。

文書管理システムは、行政や企業が文書管理のために創り出してき
たものですが、行政や企業のように一定規模の建物の中で組織内の
人が働いている環境でさえその必要性を意識されたことでできたシ
ステムなのです。行政書士会のように事務局はあっても意思決定を
担うべき役員が県内各地に独立した事務所を持ち会での常勤性がほ
とんどない組織にとっては、必要不可欠なものであると言っても過
言ではないと思います。

現執行部の皆さんが、そのことをきちんと理解し、せっかくできて
きた文書管理システムに魂を入れて有効に機能するものしてくれる
ことを心から期待しています。
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【Ozeki-Letter】            2004.4.16【 第46号 】
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【発行人】行政書士 小関典明(小田原支部会員)
     HP URL  http://www.ozeki-office.com/
      e-mail ozeki-n@gyosei.or.jp
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